วิธีการทำจดหมายเวียน

การทำจดหมายเวียน (Mail Merge)
จดหมายเวียน คือ จดหมายทีมีข้อความเติมซ้ำๆ กันทุกๆ ฉบับจดหมายแต่ละฉบับแตกต่างเฉพาะบางส่วนของจดหมาย เท่านั้น ตัวอย่างจดหมายประเภทนี้ ได้แก่ จดหมายเชิญตัวแทนจำหน่ายสินค้ามาประชุมที่สำนักงานใหญ่ จดหมายนี้จะมีข้อความ เชื้อเชิญมาประชุมเหมือนกันทุกฉบับ แต่ละฉบับจะแตกต่างกันเพียงชื่อและ ที่อยู่เท่านั้น ลองคำนวณดูว่าถ้าคุณมีตัวแทน 300 คน คุณต้องแก้จดหมายในที่เดิมๆ มากมายเพียงใด
การใช้ Microsoft Word ปัญหาการทำงานที่ซ้ำซ้อนดังกล่าวอาจทำได้ง่ายขึ้น โดยคุณสร้างจดหมายที่มีข้อความจะใช้ ร่วมกันไว้ก่อน จากนั้นก็กำหนดให้ Word ใส่ข้อความที่แตกต่างกันนั้นโดยอัตโนมัติ วิธีดังกล่าวมีขั้นตอนดังนี้
เริ่มแรกด้วยการสร้างเนื้อความในจดหมาย
ขั้นตอนแรกของการทำจดหมายเวีย ก็คือ การจัดทำตัวจดหมายที่มีข้อความที่จะใช่ร่วมกัน เราเรียกจดหมายนี้ว่า เอกสารหลัก โดยคุณต้องเว้นที่ว่างไว้สำหรับใส่ชื่อ ที่อยู่ หรือข้อมูลอื่นๆ ที่จำเป็นของผู้รับ ต่อจากนั้นก็ให้ Save จดหมายนี้เก็บไว้เพื่อไว้ใช้ใน คราวต่อๆ ไป

สร้างตารางข้อมูลของผู้รับจดหมาย
ขั้นตอนที่สองที่คุณต้องทำก็คือ การเก็บข้อมูลต่างๆ ของผู้รับจดหมาย เช่น ชื่อ ที่อยู่ ตำแหน่ง บริษัท ฯลฯ ข้อมูลเหล่านี้ จะถูกเก็บในลักษณะ เป็นแบบฐานข้อมูลที่เราเรียกว่า แหล่งเก็บข้อมูล คือ คุณสามารถดึงข้อมูลมาใช้ได้ทุกเมื่อตามต้องการ วิธีการสร้างตารางเพื่อเก็บข้อมูลต่างๆ ทำได้ดังนี้
1 เลือกคำสั่ง Tool > Mail Merge (จดหมายเวียน)จะปรากฏ Mail Merge Helper (ตัวช่วยเหลือจดหมายเวียน)ไดอะล็อกบ็อกซ์
2 คลิก mouse ที่ปุ่ม แล้วคลิก mouse เลือก Form Letters (จากจดหมาย..)
3 คลิก mouse ที่ปุ่ม เพื่อกำหนดว่าจะสร้างจดหมายเวียนจากจดหมายฉบับที่คุณกำลังเปิดอยู่นี้
4 คลิก mouse ที่ปุ่ม แล้วคลิก mouse เลือก Create Data Source (สร้างจากแหล่งข้อมูล) จะปรากฏไดอะล็อกบ็อกซ์ขึ้นมา
5 เลือกหัวข้อ Field Name ที่จะใช้ในตารางข้อมูล โดยดูหัวข้อรายการจาก Field names in header row (ชื่อเขตข้อมูลในบรรทัดนำ) โดยสามารถกำหนดดังนี้
- ถ้าหัวข้อใดไม่ต้องการ ให้ คลิก mouse เลือกหัวข้อนั้น แล้วคลิก mouse ที่ปุ่ม
- ถ้าต้องการเพิ่มหัวข้อลงในรายการ ให้กรอกหัวข้อใหม่ในกรอบ Field name : จากนั้นให้คลิก mouse ที่ปุ่ม
6 เมื่อทำการกำหนดเรียบร้อยให้คลิก mouse ที่ปุ่ม OK
7 ตั้งชื่อไฟล์และกำหนดตำแหน่งสำหรับ save ตารางฐานข้อมูลของคุณ
8 คลิก mouse ที่ปุ่ม save ก็จะปรากฏ
9 คลิก mouse ที่ปุ่ม ก็จะปรากฏรูปแบบการกรอกข้อมูลขึ้นมาเพื่อจะใส่ข้อมูลของผู้รับจดหมาย ในตารางฐานข้อมูล

กรอกข้อมูลลงในตารางฐานข้อมูล
1 กรอกข้อมูลต่างๆ ของผู้รับโดยต้องกรอกให้ตรงกับหัวข้อที่คุณได้กำหนดไว้
2 เมื่อกรอกข้อมูลของคนแรกเรียบร้อยให้คลิก mouse ที่ปุ่ม Add new (เพิ่มใหม่) สำหรับจะกรอกข้อมูลของคนต่อไป
3 เมื่อกรอกข้อมูลครบทุกคนแล้วให้คลิก mouse ที่ปุ่ม ok

กำหนดตำแหน่งที่จะใส่ข้อมูลในจดหมาย
1 คลิก mouse ในตำแหน่งที่จะใส่ข้อมูลในจดหมาย
2 คลิก mouse ที่ปุ่ม Insert Merge Field (แทรกเขตข้อมูลผสาน) จะปรากฏหัวข้อที่คุณได้กำหนดได้ในตารางฐานข้อมูล
3 คลิก mouse เลือกหัวข้อ (Field Name) คือ จะเป็นการแทรกชื่อ หรือข้อมูลต่างๆที่เราจะเลือกใส่ จะปรากฏหัวข้อที่คุณเลือกในจดหมาย
4 ทำข้อ 2 และ 3 ซ้ำไปเรื่อยๆ จนกว่าคุณจะกำหนดหัวข้อ (Field Name) ที่ต้องการเรียบร้อย

ทำการทดสอบผลลัพธ์การสร้างจดหมายเวียน
คุณสามารถทดสอบว่าผลลัพธ์นั้นถูกต้องตามที่คุณต้องการหรือไม่ โดยจะมีเมนูในการทำงาน ดังนี้
1 คลิก mouse ที่ปุ่ม เพื่อกำหนดให้แสดงผลลัพธ์
2 ตรวจสอบผลลัพธ์ในจดหมายฉบับแรกของคุณ
3 คลิก mouse ที่ปุ่ม สำหรับตรวจดูจดหมายฉบับต่อๆ ไป

ใส่ข้อมูลของผู้รับในจดหมาย
เมื่อผลลัพธ์ที่ได้ถูกต้องเป็นที่น่าพอใจแล้ว ก็ถึงเวลาที่จะกำหนดสิ่งต่างๆ ลงในจดหมายเวียนของคุณ โดยคุณสามารถเลือกว่า จะให้เก็บผลลัพธ์ที่ได้นั้นใส่ลงในเอกสารฉบับใหม่ หรือกำหนดให้พิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์เลยทันที ส่วนตัวแล้วมักจะใช้วิธีแรก มากกว่า คือ จะเก็บผลลัพธ์ไว้ เพราะสามารถแก้ไขในรายละเอียดบางจุดของจดหมายในแต่ละฉบับได้
การผลิตจดหมายเวียนทำได้ดังนี้
1 คลิก mouse ที่ปุ่ม จะปรากฏ Merge ไดอะล็อกบ็อกซ์
2 กำหนดว่าจะให้เก็บผลลัพธ์ของจดหมายเวียนนี้ไปไว้ที่ใด โดยคลิก mouse ที่ New document (สร้างเอกสาร)
- ถ้าเลือก New document คือการเก็บที่เอกสารฉบับใหม่
- ถ้าเลือก Printer คือการสั่งพิมพ์ผลลัพธ์ออกทางเครื่องพิมพ์ทันที
3 เลือกว่าจะให้ดึงข้อมูลจากตารางฐานข้อมูลใดบ้าง ดังนี้
- คลิก mouse เลือก all (ทั้งหมด) คือจะดึงข้อมูลจากตารางฐานข้อมูลมาทั้งหมด
- คลิก mouse เลือก from (จาก) คือ คุณจะเป็นผู้กำหนดช่วงของการดึงข้อมูล จากนั้นคุณต้องกำหนดว่าจะดึงข้อมูลลำดับที่เท่าใด ในฐานข้อมูลด้วย
4 คลิก mouse ที่ปุ่ม (ถ้าคุณเลือก New document คุณจะเห็นผลลัพธ์ที่ได้ในเอกสารฉบับใหม่ทันที) ก็จะได้ผลลัพธ์ก็คือ เห็นข้อมูลของผู้รับจดหมายทั้งหมดที่จะส่งออกทางจอของคุณ